La vie d’un chef d’entreprise est généralement trépidante et beaucoup d’indépendants se noient littéralement avec les multiples tâches qu’ils ont à accomplir notamment lorsqu’ils “montent en charge” dans leur activité. Aujourd’hui, dans cet article, je vais vous montrer comment organiser votre semaine productive pour apprendre à gérer à la baguette les tâches de votre agenda de ministre!

Comment bien s’organiser?

Le truc, c’est qu’il faut être bien organisé et mettre en place des process pour chaque activité. Exemple : vous devez avoir un entretien téléphonique avec un client qui veut un site web, quelles questions vais-je lui poser au cours de cet entretien? Vous devez avoir préparé une liste de questions à lui poser pour réaliser son site et le faire parler sur son besoin afin d’avoir tous les élements pour bien travailler. C’est ça un process. Appelez ça une routine si vous préférez. A propos de la mise en place de routines et d’objectifs, je vous recommande d’utiliser par exemple l’application Goalmap  qui est une sorte de coach pour vous aider à suivre vos routines et atteindre vos objectifs.

Voici une petite vidéo tuto pour découvrir l’application :

Techniques d’organisation pour gagner en productivité

Etre organisé, est très important, car il vous faut gérer votre niveau de fatigue et de stress de telle sorte que vous ne soyez pas découragé mais que vous ayiez le sentiment d’aller de l’avant.Essayez de vous construire une semaine idéale pour prendre le maximum de plaisir dans ce que vous faîtes au cours de vos semaines. L’organisation, c’est comme avec vos vêtements dans une armoire: l’armoire comporte différents compartiments avec des étagères, des pannières, une pendrie etc. Dans une pannière ou un tiroir, vous rangez vos chaussettes et vos slips, sur une étagère vous mettez vos polos, sur une autre, vos pulls, dans la penderie, les chemises et les pantalons etc. C’est la même chose dans le business : à chaque tâche son emplacement !

Voici la méthode que je vous propose : prenez une feuille ou un calpin et un crayon, et notez les tâches qui vous intéressent le moins, voir celles qui vous rebutent. Au choix : traiter son administratif. Vous savez les déclarations de C.A si vous êtes en micro-entreprise, payer ses factures, payer ses charges sociales à l’URSSAF…le truc le plus chiant à faire en général. Bloquez une demi-journée pour vous en occuper.

Vous pouvez utiliser la matrice d’Eizenhower : classer ses tâches en : importantes ET urgentes, importantes mais non urgentes, urgentes mais non importantes, non importantes ET non urgentes. Faîtes un tableau en 4 carrés et répartissez les tâches selon ces critères.

la matrice d’Eisenhower

Vous pouvez aussi créer des “blocs” d’activités en fonction des catégories de tâches que vous aller devoir faire : Compta, Clients, Prospection, Webmarketing, Evénementiel etc. Définissez un jour de la semaine où vous allez traiter chaque bloc. Par exemple, le lundi matin, vous vous occupez de Prospection et donc vous rédigez et envoyez vos e-mails de prospection. Le lundi apres-midi, vous attaquez tout ce qui est Webmarketing: créer une page de vente, travailler sur vos appels à l’action et vos propositions de valeur, votre tunnel de vente. Le Mardi matin, vous traitez vos e-mails, le mardi apres-midi, vous vous occupez de la maintenance de votre blog etc. C’est à vous de trouver votre mode d’organisation. Fâites-vous un planning, et si besoin, définissez des rappels.

construire son business…

Un excellent outil que vous pouvez utiliser pour construire votre planning de la semaine, c’est Trello  j’ai d’ailleurs fait un article sur Trello que vous pouvez retrouver ici  Ensuite, pour chaque bloc d’activité, créez-vous une todo list, avec les différentes tâches afférentes. Exemple, créez une todo list “Compta” dans laquelle vous allez lister les tâches suivantes : faire le point sur la trésorerie, faire le virement à tel prestataire, enregistrer les opérations dans mon outil de C.R.M etc.

Si vous devez passer un appel à un client ou lui envoyer quelque chose, notez-le dans la todo list “Clients”. Depuis la dernière mise à jour de Gmail, de nouveaux outils sont apparus dans la colonne de droite. Les avez-vous remarqué? Vous avez notamment Google agenda et tasks. Donc vous pouvez gérer votre agenda et vos todo-lists directement dans Gmail, ce qui est très pratique. Veillez à ne pas surcharger vos to-do lists : 3 ou 4 taches par jour, c’est très bien !

Un autre conseil que je peux vous donner, c’est de mesurer combien de temps, en moyenne, vous passez sur chaque tâche. Pour cela, utiliser un timer comme Multi timer  Maintenant, c’est à vous d’agir !

Ça me ferait plaisir que vous me disiez en commentaire si vous utilisez l’une de ces techniques. A très vite…

PRISE DE RDV : 06.72.35.68.60
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