Les freelances sont parfois confrontés à des clients mauvais payeurs, et c’est un véritable fléau, qui peut mettre les indépendants en graves difficultés si cela se répète avec plusieurs clients. Cela est arrivé à l’un de mes amis il y’a quelques mois. Heureusement, il a su bien réagir, et le problème a été réglé. Aujourd’hui, je vous propose un florilège des excuses bidons des clients pour justifier un retard de paiement.
1) La personne habilitée à effectuer le paiement est:
- En vacances : c’est une excuse classique qui a beaucoup de succès au moment des congés d’été, ou au moment des fêtes de fin d’année. Cela oblige le freelance à courir après les clients pour obtenir son dû, et s’il n’ont pas de trésorerie d’avance , cela peut déstabiliser leur budget. N’hésitez pas a confronter votre client en inversant les rôles: comment réagirait-t’il, lui, si ses clients ne le payaient pas en invoquant les congés de la comptable? Serait-t’il compréhensif?
L’autre parade consiste en des actions de relance préventive avec rappel à la loi et menace d’action judiciaire si le client n’obtempère pas.
- Indisponible ou absent : quelle que soit l’heure ou le jour ou vous appelez votre client, le décisionnaire est toujours indisponible, car absent ou très occupé. Tiens donc…comme c’est bizarre! Malgré parfois, 7, 8 10 relances, vous vous heurtez toujours à un mur.
La solution consiste a faire comprendre au client que vous n’êtes pas dupe de cette astuce, vous devez alors changer de tactique et envoyer par exemple une lettre recommandée avec accusé de réception, dans laquelle vous contestez le refus de communication qui vous est opposé, et surtout vous exigez une réponse et un paiement immédiat.
- L’arrêt maladie : votre client invoque l’absence de la comptable pour arrêt maladie pour vous couper l’herbe sous le pied. Dans ce cas, demandez à avoir un contact avec son remplaçant ou le dirigeant directement, et invoquez le fait que l’entreprise ne s’arrête pas de tourner à cause d’un arrêt maladie.
2) Le paiement à un problème
- Le paiement est au courrier : certaines entreprises peu scrupuleuses se cachent derrière l’excuse d’avoir envoyé le paiement par la poste et que donc, s’il y’a retard, cela est imputable à la Poste et non à eux. Dans ce cas, il vaut mieux refuser les chèques., et leur préférer les virements ou les paiements par carte bleue. Si le client veut absolument payer par chèque, cette excuse ne tient pas plus que quelques jours: en effet, si vous tenez à jour vos relances, cela permet d’éviter de se faire balader par le client qui cherche à gagner du temps.
- Reçu mais le chèque n’est pas signé: autre grand classique, le coup du chèque non signé. En effet, même si vous avez le chèque de votre client entre les mains, si celui-ci n’est pas signé, il ne vous sera pas possible de l’encaisser. Il faut donc le retourner au client pour signature et retour au destinataire (vous). Cela fait gagner environ 15 jours le temps de faire la navette. Cela passe une fois mais pas deux !
3) les pièces manquantes
Pour émettre le paiement, il nous faut:
- L’original de la facture : c’est bien connu, les factures sont les documents les plus perdus au monde! Cela vous oblige à réémettre la facture pour la renvoyer au client. Cette technique peut facilement être contrée en dématérialisant vos factures et de les stocker en PDF sur votre ordinateur. En 2 clics, et la voilà expédiée par e-mail dans la messagerie de votre client.
- Le bon de commande ou le devis signé: ces documents sont souvent exigés pour valider un paiement au niveau comptable. De plus, vous devez parfois indiquer le numéro de commande sur votre facture au client. Pour éviter cet écueil, veillez là encore à dématérialiser vos documents et à conserver l’ensemble des documents commerciaux ( devis, bons de commande, factures) dans un dossier par client sur votre ordinateur , avec éventuellement, des sous-dossiers par mois et années, car en cas de contrôle ou de litige, vous devrez produire ces documents.
Voilà les excuses les plus courantes que les clients trouvent pour se défausser de leurs responsabilités. La meilleure protection reste à mon avis de ne pas rendre le travail tant que le client n’a pas payé la totalité du montant dû. C’est en général un moyen de dissuasion très efficace. Mais, si vous avez été confrontés à d’autres « perles », le débat est ouvert en commentaires… Pour être tenu informé des prochains articles, merci de vous abonner à la newsletter.
